Знакомый тренер как-то посчитал: 40 клиентов, 2200 рублей за тренировку, в месяц около 120 тренировок. Итого 264 тысячи рублей. Казалось бы, хорошо живёт. Я попросил его записать все расходы за тот же месяц. Получилось 178 тысяч. Чистыми — 86 тысяч. При нагрузке, которая убивала выходные.
Это не исключение. Большинство тренеров, с которыми я работал бок о бок, считают деньги примерно так же: выручка минус аренда — и всё остальное будто само появляется. На деле не появляется.
За двенадцать лет я выстроил учёт финансов, который занимает 20 минут в месяц и показывает реальную картину. Расскажу, как.
Что тренеры обычно не считают
Схема «тренировка × ставка = доход» — это выручка, а не то, что вы реально зарабатываете. Между ними стоит целый список расходов, которые большинство тренеров либо забывают, либо не хотят видеть.
- Аренда зала — от 300 до 1500 рублей в час. При 80 тренировках в месяц по 60 минут это от 24 до 120 тысяч. Только на аренду.
- Простои и отмены — клиенты болеют, уезжают, переносят. В среднем 15–20% слотов не приносят дохода. Аренда при этом зачастую фиксированная.
- Налоги — самозанятый платит 4–6%, ИП на упрощёнке — 6% плюс фиксированные взносы около 49 тысяч в год. Если не откладывать заранее, в конце квартала прилетает неприятный сюрприз.
- Обучение — семинары, курсы, книги. Хороший тренер тратит на это 5–15 тысяч в квартал.
- Инвентарь — резинки, коврики, ленты. Дешёвая статья, но каждый квартал что-то покупаете.
- Приложения и сервисы — инструмент для ведения клиентов, рассылки, таблицы. Несколько сотен рублей в месяц, в год набегает.
- Транспорт — если ездите к клиентам или в разные залы.
Когда всё это сложить, у многих тренеров реальный доход оказывается на 30–50% ниже выручки. Это не страшно, если понимаешь цифры. Страшно, когда не понимаешь — и удивляешься, куда ушли деньги.
Как устроен нормальный учёт
Учёт финансов тренера держится на трёх действиях: фиксировать доходы, фиксировать расходы, подводить итог раз в месяц. Ничего лишнего.
Доходы
Записывайте каждое поступление сразу. Клиент перевёл деньги — открыли заметку или приложение, внесли: дата, сумма, за что (разовая тренировка, абонемент, онлайн). Не откладывайте на конец недели — к выходным половина забудется.
Если у вас несколько направлений — очные и онлайн, или работа в двух залах — держите доходы раздельно. Это покажет, где время тратится с наибольшей отдачей.
Расходы
Та же логика: записывать сразу, не копить. Завели категории под себя и придерживаетесь их. Базовый набор категорий, который я использую:
- Аренда зала и оборудования
- Налоги и страховые взносы
- Обучение и профессиональное развитие
- Инвентарь и расходники
- Сервисы и приложения
- Транспорт
- Реклама
Отдельно рекомендую категорию «Прочее» — туда идёт всё нестандартное. Если в ней набирается больше 10% расходов — значит, какая-то категория пропущена.
Итог раз в месяц
В последний день месяца — 20–30 минут на разбор. Суммирую доходы по источникам. Суммирую расходы по категориям. Считаю чистый доход. Сравниваю с прошлым месяцем и с тем, что планировал.
Если данные собраны — этот разбор быстрый и даёт чёткую картину. Если всё хранилось в голове — несколько часов боли и ощущение, что ничего не восстановить.
Аренда: самый непредсказуемый расход
Аренда зала может быть фиксированной (оплатил пакет часов на месяц) или почасовой (платишь за каждую тренировку). У каждого варианта свои ловушки.
Фиксированная аренда выгодна, когда расписание плотное. Но в январе или майские праздники клиенты разъезжаются, тренировок становится вдвое меньше — а аренда та же. Итог: зал стоит пустым, вы платите полную стоимость.
Почасовая аренда гибче, но дороже за час. Если вдруг набирается плотная неделя — расходы резко растут.
Я решил это так: держу почасовую аренду в нескольких залах с разной стоимостью. В загруженные периоды — дешёвый зал, в спокойные — можно позволить себе зал подороже за счёт меньшего количества тренировок.
Стоимость аренды надо закладывать в цену тренировки с запасом. Если аренда 1000 рублей в час, а тренировка стоит 2000 — 50% уходит на аренду. Это много. Либо ставка за тренировку должна быть выше, либо аренда — дешевле.
О том, как выстроить работу и финансы при старте на аренде, писал подробнее в статье о работе тренера на аренде зала.
Налоги: система вместо аврала
Самозанятость для большинства частных тренеров — рабочий вариант. 4% с дохода от физических лиц, 6% от юридических. Всё считается в приложении «Мой налог», платите раз в месяц.
Ограничение — 2,4 миллиона рублей в год. Если доход выше, нужно ИП. Для подавляющего большинства частных тренеров самозанятость покрывает всё.
Если вы ИП на упрощёнке 6%: добавьте к налогу фиксированные страховые взносы. В 2026 году это около 49 500 рублей в год — или примерно 12 400 в квартал. Удобнее платить ежеквартально, не откладывая весь платёж на декабрь.
Главное правило: откладывайте на налоги сразу при получении дохода. Я делаю это автоматически — как только приходит оплата, 7% уходит в отдельный конверт. Когда приходит время платить, деньги уже есть. Никакого стресса и никакого «заплачу потом».
С учётом оплат тренировок перекликается статья об учёте оплат и работе с задолженностями клиентов — там о том, как не терять деньги на отменах и долгах.
Инструменты для учёта
Прошёл через несколько вариантов за двенадцать лет.
Блокнот — самый простой старт. Главный минус: поиск данных за прошлый месяц занимает время, аналитики нет.
Excel или Google Sheets — структурированнее. Можно строить формулы, считать итоги автоматически. Минус: нужен ноутбук или удобный мобильный интерфейс, чтобы вносить данные в моменте. Многие заполняют «раз в неделю по памяти» и теряют точность.
Специализированное приложение — самый удобный вариант, если в нём есть финансовый модуль. В TrainerPad учёт финансов встроен в карточку клиента: вижу баланс каждого, кто сколько заплатил, кто задолжал. В конце месяца сводка формируется сама. Обзор остальных инструментов для учёта — в статье о лучших приложениях для тренеров.
Как я привёл финансы в порядок
В 2019 году понял, что работаю много, а денег не хватает. Решил разобраться. Потратил один вечер на то, чтобы восстановить все расходы за месяц по чекам и памяти.
Результат удивил: аренда съедала 31% выручки, налоги и взносы — ещё 8%, обучение — 6%. Итого 45% уходило до того, как я что-то получал для себя. При этом работал шесть дней в неделю.
Три изменения после этого разбора:
- Поднял цены на 15%. Несколько клиентов ушли — доход почти не изменился, зато нагрузка снизилась.
- Договорился с залом на пакет часов со скидкой — снизил аренду на 12%.
- Завёл отдельный счёт для рабочих денег. Все оплаты — туда. Оттуда — аренда, налоги, обучение. Остаток — зарплата себе.
Через полгода чистый доход вырос на 22%. Не за счёт большего количества клиентов, а за счёт того, что перестал работать вслепую.
С чего начать прямо сейчас
Если никогда не вели учёт — не пытайтесь сразу построить сложную систему. Первый шаг: в течение месяца записывайте всё, что приходит и уходит. Без категорий, без аналитики, просто список с датами и суммами.
В конце месяца потратьте 30 минут на разбор. Вы увидите картину — иногда неприятную, но всегда полезную. Дальше станет ясно, что менять.
Учёт финансов не делает вас бухгалтером. Он делает вас тренером, который понимает, сколько реально стоит его работа — и что можно улучшить.
